Les frais kilométriques constituent une dépense importante pour les entreprises et les salariés. Leur gestion peut s’avérer complexe et chronophage, d’où l’intérêt croissant pour les solutions d’automatisation du suivi de ces frais. Dans cet article, nous allons explorer les avantages de l’automatisation du suivi des frais kilométriques, ainsi que les principales fonctionnalités offertes par ces outils innovants.
Comprendre les frais kilométriques
Les frais kilométriques sont des indemnités versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Ces indemnités ont pour but de couvrir les coûts liés à l’utilisation du véhicule (carburant, entretien, assurance…). Elles sont calculées en fonction de la distance parcourue et du type de véhicule utilisé.
Pour être en conformité avec la législation fiscale, les entreprises doivent tenir un registre précis de ces indemnités et fournir des justificatifs en cas de contrôle. Cette gestion peut rapidement devenir fastidieuse, surtout lorsque l’on gère une flotte importante de véhicules ou que l’on travaille avec des collaborateurs itinérants.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques : quels avantages ?
Automatiser le suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages pour les entreprises et les salariés :
- Gain de temps : l’automatisation permet de réduire considérablement le temps passé à la gestion des frais kilométriques, aussi bien pour les employés que pour les services administratifs. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur coeur de métier, tandis que les gestionnaires bénéficient d’une visibilité accrue sur les dépenses.
- Fiabilité des données : en automatisant le suivi, on élimine le risque d’erreurs humaines (oublis, erreurs de saisie…) et l’on garantit une traçabilité précise des déplacements professionnels. Les données sont enregistrées en temps réel et peuvent être consultées à tout moment par les différentes parties prenantes.
- Simplification des processus : avec une solution d’automatisation, fini les notes de frais papier et les tableaux Excel ! Les collaborateurs saisissent leurs déplacements directement dans l’application, qui calcule automatiquement les indemnités kilométriques en fonction des barèmes légaux. Les justificatifs sont également numérisés et archivés dans la plateforme, facilitant ainsi leur consultation et leur conservation.
- Optimisation des coûts : grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent suivre en temps réel l’évolution de leurs dépenses liées aux frais kilométriques et mettre en place des actions correctrices si nécessaire (renégociation des contrats d’assurance, mise en place d’un covoiturage…).
Les fonctionnalités clés d’une solution d’automatisation
Voici les principales fonctionnalités que l’on peut attendre d’une solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques :
- Enregistrement des déplacements : l’application doit permettre aux collaborateurs de saisir facilement leurs déplacements professionnels, en indiquant la date, le lieu de départ et d’arrivée, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
- Calcul automatique des indemnités : la solution doit être en mesure de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction des barèmes légaux et du type de véhicule utilisé. Elle doit également prendre en compte les éventuelles exonérations fiscales ou sociales dont pourrait bénéficier l’entreprise.
- Gestion des justificatifs : pour faciliter les contrôles fiscaux, l’application doit permettre de numériser et d’archiver les justificatifs liés aux déplacements (factures de carburant, tickets de péage…).
- Reporting et analyse : enfin, une solution d’automatisation doit offrir des outils de reporting et d’analyse pour aider les entreprises à suivre l’évolution de leurs dépenses et à identifier les leviers d’optimisation.
Conclusion
L’automatisation du suivi des frais kilométriques est aujourd’hui un véritable atout pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité et en maîtrise des coûts. En optant pour une solution adaptée à leurs besoins, elles peuvent ainsi simplifier la gestion de ces frais et garantir leur conformité avec la législation fiscale. Les collaborateurs, quant à eux, bénéficient d’un outil pratique et transparent qui facilite leurs démarches administratives.