Les frais kilométriques constituent une part importante des dépenses professionnelles pour les entreprises, et leur calcul est souvent source de questionnements. Cet article a pour vocation d’éclairer les chefs d’entreprise sur cette problématique et de proposer des solutions pour optimiser la gestion de ces frais.
Comprendre le fonctionnement du remboursement des frais kilométriques
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par les salariés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces frais sont généralement remboursés par l’entreprise sur la base d’un barème établi par l’administration fiscale, qui prend en compte plusieurs critères tels que la puissance du véhicule, le nombre de kilomètres parcourus et le type de trajet (urbain, rural, autoroutier…).
Les enjeux du calcul des frais kilométriques pour les entreprises
Pour les entreprises, il est essentiel de maîtriser le calcul des frais kilométriques afin d’éviter les erreurs et d’optimiser leurs dépenses. En effet, un calcul erroné peut entraîner des surcoûts importants et nuire à la rentabilité de l’entreprise. De plus, une mauvaise gestion de ces frais peut engendrer des tensions avec les salariés concernés, qui peuvent se sentir lésés si leurs dépenses ne sont pas remboursées correctement.
Les étapes du calcul des frais kilométriques
Pour effectuer le calcul des frais kilométriques, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :
- Déterminer la distance parcourue par le salarié pour les trajets professionnels. Il convient de distinguer les trajets domicile-travail (non remboursables) des autres déplacements professionnels (remboursables).
- Identifier la puissance fiscale du véhicule utilisé par le salarié. Cette information se trouve sur la carte grise du véhicule.
- Consulter le barème kilométrique en vigueur, qui est publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème indique le montant des frais kilométriques en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.
- Multiplier la distance parcourue par le montant unitaire indiqué dans le barème pour obtenir le total des frais kilométriques à rembourser.
Les outils pour faciliter le calcul des frais kilométriques
Afin d’optimiser la gestion des frais kilométriques, plusieurs outils peuvent être mis à disposition des entreprises et de leurs salariés :
- Des applications mobiles permettent aux salariés de renseigner leurs déplacements professionnels et de calculer automatiquement les frais kilométriques correspondants.
- Des logiciels de gestion des notes de frais intègrent également cette fonctionnalité, facilitant ainsi la saisie, le contrôle et le remboursement des frais kilométriques.
- Enfin, certaines entreprises mettent en place des outils spécifiques pour la gestion des frais kilométriques, tels que des tableaux de bord ou des indicateurs de performance.
Des solutions pour réduire les frais kilométriques
Pour diminuer les coûts liés aux frais kilométriques, les entreprises peuvent adopter différentes mesures :
- Mettre en place une politique de mobilité durable, favorisant l’utilisation des transports en commun ou du covoiturage pour les trajets domicile-travail.
- Encourager l’usage de véhicules moins polluants et plus économiques, en proposant par exemple des incitations financières à l’achat de véhicules électriques ou hybrides.
- Optimiser les déplacements professionnels en limitant le nombre de réunions nécessitant un déplacement ou en recourant davantage aux outils de visioconférence.
Ainsi, le calcul des frais kilométriques est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent veiller à maîtriser leurs dépenses tout en assurant le remboursement adéquat aux salariés concernés. L’utilisation d’outils adaptés et la mise en place de politiques de mobilité durable permettent d’optimiser la gestion de ces frais et contribuent à améliorer la rentabilité et la performance globale de l’entreprise.