La création d’un compte Arkevia représente souvent une étape fondamentale pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire et financière. Face à une interface parfois complexe et des procédures spécifiques, nombreux sont les utilisateurs qui rencontrent des difficultés lors de cette première approche. Ce guide détaillé vous accompagne pas à pas dans chaque étape du processus d’inscription, depuis la préparation des documents nécessaires jusqu’à la personnalisation de votre espace. Conçu tant pour les débutants que pour les professionnels pressés, il vous permettra de maîtriser rapidement l’environnement Arkevia et d’en exploiter tout le potentiel.
Préparation et prérequis avant la création de votre compte Arkevia
Avant de vous lancer dans la création de votre compte Arkevia, une phase préparatoire s’avère indispensable pour garantir un processus fluide et sans accrocs. Cette étape préliminaire vous évitera des allers-retours frustrants et vous fera gagner un temps précieux.
Commencez par rassembler tous les documents administratifs requis par la plateforme. Arkevia étant un service professionnel orienté vers la gestion documentaire et financière, vous devrez fournir des justificatifs attestant de l’existence légale de votre entreprise. Préparez votre extrait Kbis datant de moins de trois mois, document fondamental qui prouve l’inscription de votre société au Registre du Commerce et des Sociétés. Pour les autoentrepreneurs, l’attestation d’URSSAF ou la déclaration de début d’activité sera nécessaire.
Vérifiez ensuite la validité de votre pièce d’identité (passeport ou carte nationale d’identité) qui sera demandée pour le représentant légal de l’entreprise. Un justificatif de domicile de moins de trois mois au nom de l’entreprise complètera votre dossier. Ces documents devront être numérisés en format PDF ou JPEG, avec une résolution suffisante pour garantir leur lisibilité.
Sur le plan technique, assurez-vous de disposer d’une connexion internet stable et d’un navigateur à jour. Arkevia fonctionne de manière optimale sur les versions récentes de Chrome, Firefox, Safari ou Edge. Vérifiez les spécifications techniques recommandées sur le site officiel pour éviter toute incompatibilité.
Préparez également une adresse e-mail professionnelle dédiée qui servira d’identifiant principal. Cette adresse recevra toutes les notifications et sera utilisée pour la récupération de compte en cas d’oubli de mot de passe. Évitez d’utiliser une adresse personnelle ou générique partagée entre plusieurs collaborateurs.
Liste des documents et informations nécessaires
- Extrait Kbis de moins de 3 mois (ou équivalent pour les structures non commerciales)
- Pièce d’identité du représentant légal
- Justificatif de domicile au nom de l’entreprise
- Numéro SIRET/SIREN
- Coordonnées bancaires professionnelles (IBAN)
- Adresse e-mail professionnelle
- Numéro de téléphone de contact
Réfléchissez en amont au type d’abonnement qui correspondra le mieux à vos besoins. Arkevia propose généralement plusieurs formules adaptées à différentes tailles d’entreprises et volumes de documents à traiter. Comparez attentivement les fonctionnalités incluses dans chaque offre et anticipez vos besoins futurs pour éviter de devoir changer de formule trop rapidement.
Enfin, familiarisez-vous avec les termes et conditions d’utilisation du service. Une lecture préalable vous permettra de comprendre les engagements mutuels et d’identifier d’éventuels points nécessitant des clarifications avant de finaliser votre inscription.
Processus d’inscription étape par étape sur la plateforme Arkevia
Une fois vos préparatifs terminés, vous pouvez aborder sereinement le processus d’inscription sur la plateforme Arkevia. Cette section détaille la marche à suivre chronologique pour créer votre compte professionnel sans embûches.
Rendez-vous sur le site officiel d’Arkevia via votre navigateur web. Sur la page d’accueil, repérez le bouton « Créer un compte » ou « S’inscrire« , généralement visible dans le coin supérieur droit de l’écran. Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus d’inscription. La plateforme vous redirigera vers un formulaire d’inscription structuré en plusieurs étapes progressives.
Lors de la première étape, vous devrez renseigner les informations basiques concernant votre entreprise. Saisissez avec précaution la raison sociale exacte telle qu’elle apparaît sur votre Kbis, le numéro SIRET complet (14 chiffres), ainsi que l’adresse du siège social. Ces informations feront l’objet d’une vérification administrative, donc évitez toute erreur de frappe ou abréviation non officielle.
L’étape suivante concerne les coordonnées du représentant légal ou de l’administrateur principal du compte. Indiquez les nom, prénom, fonction au sein de l’entreprise, numéro de téléphone direct et adresse e-mail professionnelle. Cette personne sera considérée comme le contact principal par Arkevia et disposera des droits d’administration sur le compte.
Vous accéderez ensuite à la section dédiée au choix de votre formule d’abonnement. Arkevia propose habituellement plusieurs niveaux de service, depuis des offres basiques jusqu’à des formules premium incluant des fonctionnalités avancées. Sélectionnez l’offre correspondant à vos besoins actuels, sachant qu’il sera possible de faire évoluer votre abonnement ultérieurement.
Téléchargement des justificatifs requis
Une fois les informations de base renseignées, la plateforme vous demandera de téléverser les documents justificatifs préparés précédemment. Utilisez les zones de dépôt prévues à cet effet pour chaque type de document:
- Zone pour l’extrait Kbis ou équivalent
- Zone pour la pièce d’identité du représentant légal
- Zone pour le justificatif de domicile
- Zone pour tout document complémentaire demandé
Assurez-vous que chaque document est clairement lisible, correctement cadré et ne dépasse pas la taille maximale autorisée (généralement entre 5 et 10 Mo par fichier). Si nécessaire, utilisez un outil de compression PDF pour réduire la taille de vos documents tout en préservant leur qualité.
L’avant-dernière étape consiste à configurer vos identifiants de connexion. Choisissez un mot de passe robuste comprenant au moins 8 caractères, incluant des majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. Arkevia affichera probablement un indicateur de force du mot de passe pour vous guider. Notez soigneusement ces informations dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé pour un accès ultérieur facilité.
Enfin, vous devrez prendre connaissance des conditions générales d’utilisation et de la politique de confidentialité d’Arkevia. Cochez la case attestant que vous avez lu et accepté ces documents. Un dernier clic sur le bouton « Finaliser l’inscription » enverra votre demande de création de compte pour validation par les équipes d’Arkevia.
Un message de confirmation s’affichera, vous informant qu’un e-mail de vérification a été envoyé à l’adresse indiquée. Consultez votre boîte de réception et cliquez sur le lien de confirmation pour valider votre adresse e-mail et activer votre compte.
Configuration initiale et personnalisation de votre espace Arkevia
Une fois votre compte Arkevia créé et validé, vous accédez à votre espace personnel. Cette phase de configuration initiale est déterminante pour adapter la plateforme à vos besoins spécifiques et garantir une utilisation optimale par tous les membres de votre organisation.
Commencez par explorer votre tableau de bord, point central de navigation dans l’interface Arkevia. Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec les différentes sections et fonctionnalités accessibles. Le tableau de bord présente généralement une vue d’ensemble de votre activité récente, des notifications importantes et des raccourcis vers les fonctions les plus utilisées.
La première étape de personnalisation consiste à compléter le profil de votre entreprise. Accédez à la section « Paramètres » ou « Administration » puis « Profil d’entreprise« . Ajoutez votre logo aux dimensions recommandées (généralement 400×400 pixels), qui apparaîtra sur vos documents et communications. Vérifiez et complétez si nécessaire les informations concernant votre entreprise : secteur d’activité, taille, année de fondation, site web, etc.
Configurez ensuite les paramètres de sécurité de votre compte. Arkevia propose habituellement l’activation de l’authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la protection de votre espace. Cette fonctionnalité ajoute une couche de sécurité supplémentaire en demandant un code temporaire lors de la connexion, en plus du mot de passe. Activez cette option pour l’administrateur principal et, idéalement, pour tous les utilisateurs ayant accès à des données sensibles.
Gestion des utilisateurs et des droits d’accès
L’une des configurations les plus stratégiques concerne la gestion des utilisateurs. En fonction de votre formule d’abonnement, vous pourrez inviter plusieurs collaborateurs à rejoindre votre espace Arkevia. Dans la section « Utilisateurs » ou « Membres« , cliquez sur « Ajouter un utilisateur » et renseignez l’adresse e-mail professionnelle de chaque collaborateur concerné.
- Pour chaque utilisateur, définissez un profil de permission adapté
- Attribuez des rôles spécifiques selon les responsabilités de chacun
- Déterminez les modules accessibles en fonction des besoins métiers
- Configurez les limites d’action (consultation, modification, validation, etc.)
Arkevia propose généralement des modèles de rôles préétablis (administrateur, gestionnaire, consultant, etc.) que vous pouvez utiliser comme base avant de les personnaliser selon vos besoins organisationnels spécifiques.
Poursuivez votre configuration en paramétrant les préférences de notification. Déterminez quels événements déclencheront l’envoi d’alertes (ajout de document, validation en attente, échéance approchante, etc.) et par quel canal ces notifications seront transmises (e-mail, notification dans l’application, SMS pour les alertes critiques). Un paramétrage judicieux vous permettra de rester informé des actions importantes sans être submergé d’alertes secondaires.
Prenez ensuite le temps de personnaliser les modèles de documents que vous utiliserez fréquemment. Arkevia permet généralement de créer et sauvegarder des templates pour différents types de documents (factures, devis, bons de commande, etc.). Intégrez votre charte graphique, prédéfinissez certains champs et structurez ces modèles selon vos processus métiers habituels.
Enfin, configurez les intégrations avec vos outils existants. Arkevia propose des connecteurs avec de nombreuses applications tierces (logiciels comptables, CRM, outils de stockage cloud, etc.). Dans la section « Intégrations » ou « Applications connectées« , sélectionnez les services que vous souhaitez relier à votre compte Arkevia et suivez les instructions pour autoriser l’échange de données entre les plateformes.
Utilisation des fonctionnalités principales d’Arkevia au quotidien
Après avoir configuré votre compte, il est temps d’explorer les fonctionnalités centrales d’Arkevia qui faciliteront votre gestion documentaire et financière quotidienne. Cette maîtrise opérationnelle vous permettra d’optimiser vos processus et de tirer pleinement parti de la plateforme.
La gestion documentaire constitue le cœur du système Arkevia. Pour importer un nouveau document, plusieurs options s’offrent à vous. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Ajouter un document« . Vous pourrez alors soit télécharger un fichier depuis votre ordinateur, soit utiliser la fonction de numérisation directe si vous disposez d’un scanner connecté compatible. Arkevia accepte la plupart des formats courants : PDF, JPEG, PNG, TIFF, ainsi que les documents Office (DOC, XLS, PPT).
Une fois votre document importé, Arkevia utilise sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les informations pertinentes. Le système identifie les données clés comme les montants, dates, numéros de référence ou coordonnées des parties prenantes. Vérifiez ces informations extraites et corrigez-les si nécessaire avant de valider le document.
L’organisation structurée de vos documents est facilitée par le système de classement intelligent d’Arkevia. Chaque document peut être catégorisé selon plusieurs critères : type de document, département concerné, projet associé, statut de traitement, etc. Utilisez les tags personnalisables pour ajouter vos propres critères de classification et faciliter les recherches ultérieures.
Automatisation des workflows documentaires
L’une des forces majeures d’Arkevia réside dans sa capacité à automatiser les workflows de validation et de traitement documentaire. Pour configurer un circuit de validation, accédez à la section « Workflows » et créez un nouveau processus en définissant:
- Les étapes séquentielles du processus de validation
- Les intervenants responsables à chaque étape
- Les délais maximum pour chaque action
- Les règles conditionnelles (par exemple, validation supplémentaire si montant > 5000€)
- Les actions automatiques à déclencher après validation (archivage, envoi, comptabilisation…)
Pour les documents financiers, Arkevia offre des fonctionnalités spécifiques particulièrement utiles. La plateforme permet de gérer efficacement le cycle complet de facturation, depuis la réception des factures fournisseurs jusqu’à l’émission de vos propres factures clients. Le système détecte automatiquement les informations fiscales obligatoires et vérifie la conformité des documents avec la réglementation en vigueur.
L’extraction comptable automatisée représente un gain de temps considérable. Arkevia analyse vos factures et autres documents financiers pour en extraire les écritures comptables correspondantes. Ces données peuvent être exportées vers votre logiciel de comptabilité via les connecteurs préconfigurés, éliminant ainsi les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle.
La recherche avancée vous permet de retrouver instantanément n’importe quel document archivé dans votre espace Arkevia. Utilisez la barre de recherche globale ou affinez vos critères via la recherche multicritère : période, montant, mot-clé dans le contenu, émetteur, statut de traitement, etc. Les résultats s’affichent en temps réel et peuvent être triés selon différents paramètres pour faciliter votre analyse.
Pour la collaboration d’équipe, Arkevia propose des fonctionnalités de partage et d’annotation des documents. Sélectionnez un document et cliquez sur « Partager » pour le rendre accessible à des collaborateurs spécifiques, même s’ils n’ont pas accès à l’ensemble de votre espace. La fonction « Commentaires » permet d’ajouter des notes contextuelles directement sur le document, facilitant ainsi les échanges sur des points précis sans multiplier les emails.
Enfin, le tableau de bord analytique vous offre une vision synthétique de votre activité documentaire. Consultez les graphiques représentant le volume de documents traités, les délais moyens de validation, la répartition par catégories ou la charge de travail par utilisateur. Ces indicateurs vous aideront à identifier les goulots d’étranglement éventuels et à optimiser continuellement vos processus internes.
Conseils d’experts pour une expérience Arkevia optimisée
Pour tirer le meilleur parti de votre compte Arkevia et transformer cette plateforme en véritable levier de productivité, voici une série de recommandations issues de l’expérience des utilisateurs avancés et des spécialistes de la solution.
Adoptez une approche progressive dans votre déploiement d’Arkevia. Plutôt que de tenter d’implémenter toutes les fonctionnalités simultanément, identifiez un processus prioritaire à digitaliser en premier – typiquement le traitement des factures fournisseurs ou la gestion des contrats. Cette méthode permet de familiariser vos équipes avec le système sur un périmètre maîtrisé avant d’étendre son utilisation. Les succès rapides obtenus sur ce premier processus faciliteront l’adhésion de vos collaborateurs pour les phases suivantes.
Investissez du temps dans la formation de vos utilisateurs. Arkevia propose généralement des webinaires, tutoriels vidéo et documentation détaillée. Organisez des sessions de formation adaptées aux différents profils d’utilisateurs de votre entreprise. Désignez des « super-utilisateurs » dans chaque service qui maîtriseront la plateforme de manière approfondie et pourront servir de relais auprès de leurs collègues. Cette approche décentralisée de l’expertise favorise l’autonomie et accélère l’adoption.
Exploitez pleinement les capacités d’automatisation avancées d’Arkevia. Au-delà des workflows de base, la plateforme permet de créer des règles conditionnelles sophistiquées. Par exemple, configurez le système pour que les factures dont le montant dépasse un certain seuil suivent automatiquement un circuit de validation spécifique, ou pour que les documents contenant certains mots-clés soient automatiquement tagués et routés vers les départements concernés. Ces automatisations réduisent considérablement les interventions manuelles et sécurisent vos processus.
Optimisation des performances et bonnes pratiques de gestion
- Établissez une convention de nommage cohérente pour vos documents
- Créez une arborescence de classement logique et intuitive
- Effectuez des sauvegardes régulières de vos données critiques
- Révisez périodiquement les droits d’accès des utilisateurs
- Mettez en place une politique d’archivage structurée
Pour les entreprises traitant un volume important de documents, la préparation en amont des fichiers peut faire une différence significative. Avant d’importer des lots volumineux, assurez-vous que vos documents sont bien numérisés, avec une résolution adaptée (idéalement 300 dpi) et correctement orientés. Les documents bien préparés optimiseront la performance de l’OCR d’Arkevia et réduiront le temps nécessaire aux corrections manuelles.
Tirez parti des modèles d’analyse personnalisés d’Arkevia pour extraire des informations spécifiques à votre secteur d’activité. Si vous traitez régulièrement des documents contenant des données structurées particulières (numéros de lots, références techniques, codes produits spécifiques), prenez le temps de configurer des modèles d’extraction dédiés. Cette personnalisation améliorera considérablement la précision de la reconnaissance automatique.
Ne négligez pas l’aspect sécurité de votre compte Arkevia. Au-delà de l’authentification à deux facteurs mentionnée précédemment, implémentez une politique de mots de passe robustes et de renouvellement périodique. Configurez des alertes de sécurité pour être notifié en cas de connexions inhabituelles ou de tentatives d’accès suspectes. Révisez régulièrement les journaux d’activité disponibles dans les paramètres administrateurs pour identifier d’éventuelles anomalies.
Pour les utilisateurs des fonctionnalités financières, synchronisez vos paramètres comptables avec votre plan de comptes réel. Configurez les règles d’affectation automatique en fonction de vos pratiques comptables habituelles. Par exemple, associez certains fournisseurs récurrents à des comptes spécifiques, ou définissez des règles d’imputation analytique basées sur des mots-clés présents dans les libellés. Cette configuration initiale vous fera gagner un temps considérable lors du traitement quotidien.
Enfin, restez informé des évolutions de la plateforme. Arkevia déploie régulièrement de nouvelles fonctionnalités et améliorations. Consultez les notes de version, participez aux webinaires de présentation des nouveautés et n’hésitez pas à tester les fonctionnalités bêta lorsqu’elles sont proposées. Votre feedback peut même influencer le développement futur de la solution.
Vers une maîtrise complète de votre environnement numérique Arkevia
Parvenir à une utilisation experte d’Arkevia représente l’aboutissement d’un parcours d’appropriation progressive. Cette maîtrise transforme la plateforme en un véritable atout stratégique pour votre organisation, bien au-delà d’un simple outil de gestion documentaire.
L’intégration d’Arkevia dans votre écosystème technologique global constitue une étape déterminante. Au-delà des connecteurs standards proposés par la plateforme, explorez les possibilités offertes par l’API Arkevia pour développer des intégrations personnalisées avec vos applications métiers spécifiques. Cette approche permet de créer des ponts entre différents systèmes d’information et d’éliminer les silos de données qui freinent souvent la transformation numérique des entreprises.
Pour les organisations disposant de compétences techniques internes, l’utilisation des webhooks d’Arkevia ouvre des perspectives d’automatisation avancée. Ces mécanismes permettent de déclencher des actions dans des systèmes externes lorsque certains événements surviennent dans Arkevia. Par exemple, la validation d’une facture peut automatiquement générer un ordre de paiement dans votre système bancaire, ou l’archivage d’un contrat peut déclencher une notification dans votre CRM.
L’exploitation des données analytiques constitue un levier majeur pour optimiser vos processus. Arkevia accumule progressivement une masse considérable d’informations sur vos flux documentaires et financiers. Apprenez à extraire et analyser ces données pour identifier des tendances, anticiper des pics d’activité ou repérer des anomalies. Les tableaux de bord personnalisables vous permettent de suivre des indicateurs de performance (KPI) adaptés à vos objectifs spécifiques.
Adaptation aux évolutions réglementaires et technologiques
La conformité réglementaire représente un enjeu majeur pour toute entreprise, particulièrement dans les domaines financiers et documentaires. Arkevia intègre régulièrement les évolutions légales dans ses fonctionnalités, mais restez vigilant quant aux spécificités de votre secteur d’activité. Configurez des alertes de conservation pour les documents soumis à des durées légales d’archivage, et paramétrez des workflows de validation conformes aux exigences de contrôle interne applicables à votre organisation.
- Suivez les mises à jour réglementaires concernant la facturation électronique
- Adaptez vos processus d’archivage aux normes sectorielles
- Vérifiez la conformité RGPD de votre utilisation des données
- Documentez vos procédures dématérialisées pour les audits
L’intelligence artificielle d’Arkevia évolue constamment, améliorant ses capacités de reconnaissance et d’automatisation. Pour en tirer le meilleur parti, alimentez le système avec des corrections manuelles lorsque nécessaire. Chaque ajustement que vous apportez aux données extraites automatiquement contribue à l’apprentissage du système, qui deviendra progressivement plus précis pour vos documents spécifiques. Cette démarche collaborative entre l’humain et la machine optimise l’efficacité globale de la plateforme.
Développez une stratégie de gestion du changement pour accompagner la transformation des habitudes de travail. L’adoption d’Arkevia modifie profondément les pratiques quotidiennes de nombreux collaborateurs, particulièrement dans les services administratifs et financiers. Communiquez clairement sur les bénéfices attendus, célébrez les succès intermédiaires et restez à l’écoute des difficultés rencontrées. Cette approche humaine est souvent déterminante dans la réussite d’un projet de digitalisation.
Pour les entreprises en croissance, anticipez l’évolutivité de votre utilisation d’Arkevia. La plateforme est conçue pour s’adapter à l’augmentation des volumes traités et à la complexification des processus. Évaluez périodiquement l’adéquation entre votre formule d’abonnement et vos besoins réels. Prévoyez des paliers d’évolution en fonction de votre développement prévisible, tant en termes de nombre d’utilisateurs que de fonctionnalités requises.
Enfin, construisez une communauté interne d’utilisateurs Arkevia pour partager les bonnes pratiques et résoudre collectivement les défis rencontrés. Organisez des sessions d’échange d’expérience entre services, documentez les cas d’usage réussis et maintenez une base de connaissances accessible à tous. Cette dynamique collaborative accélère la montée en compétence collective et favorise l’émergence d’utilisations innovantes de la plateforme.
La maîtrise d’Arkevia s’inscrit dans une démarche continue d’amélioration et d’adaptation. En restant curieux des possibilités offertes par la plateforme et attentif aux besoins évolutifs de votre organisation, vous transformerez progressivement cet outil en un véritable accélérateur de performance pour votre entreprise.